利用Google Apps達成無紙化的十大妙方

      這是譯自「Top 10 ways to use Google Apps to go Paperless」文章,藉整理也思考「無紙化」、「一生一平板」 、「BYO3D」在教學現場的可能關聯,也從各Google Apps的混搭應用來發想組合於ePBL的創意點子。

1、建立線上表單取代紙本調查問卷(Create online forms instead of paper surveys or questionnaires)

      輕鬆建立和分送有關事件回應,硬體需求,志願者註冊等線上表單,可在短短幾分鐘內完成表單。發送表單之後,將獲得即時回響。然後,可以總結表單結果,利用圖表來呈現。
2、追踪重要的時間表和最後期限(Track important schedules and deadlines)
      透過建立線上專案來追踪任務,列出任務並將其指配給團隊成員。任何人都可以直接在網上即時更新任務清單,不必透過每個人的電子郵件更新。接著,使用日曆建立線上團隊日曆,每個人都可以讀取並更改時間表或最後期限。當您在日曆中安排小組會議,可以附上專案計劃成為事件,並在會議之前徵求大家更新。
3、建立、儲存與分享線上內容,無需列印出來(Create, store, and share content online instead of printing it )
利用雲端硬碟存儲和管理圖像,影片,PDF和其他文件利用。雲端硬碟同步檔案,所以大家都能存取最新內容。雲端硬碟的共享功能和存取限制可以讓內部團隊和外部合作夥伴簡單而安全地作業。
      您可以直接利用瀏覽器建立新文件,無須列印大量講義提供訓練課程之用,只需線上寫作與共享講義文檔即可,也能線上分享圖表和簡報。每個人都可以在自己的電腦、平板電腦或手機上看到最新版本,也能即時添加回饋。
4、建立虛擬佈告欄(Create a virtual bulletin board)
      需要分享公告、即將辦理的活動,或您的團隊最新專案發展嗎?無需列印與張貼信息,利用群組建立郵件清單作為虛擬佈告欄,可以即時寄達每個人的收件匣。
5、腦力激盪與提供線上回饋(Brainstorm and provide feedback online)
      在大型團隊裡需評閱分享多份列印草稿時,會讓工作愈加困難。可以線上建立Docs, Sheets, and Slides,然後與團隊成員分享,並提供相關成員具有針對性的建議。
6、與團隊在內部網站共享資源(Share resources with your team on an internal website)
      資源追蹤費時,尤其如果你管理全球各地團隊。利用 Sites存放所有的資產,讓組織裡每個人無論在任何地方,都可以取得最新資源。
7、保持草稿在單一文件裡,並能恢復到任何時間的較早版本(Keep drafts together in a single file, and revert to earlier versions any time)
      當利用影片、圖像、PDF和其他文件時,可能會保留多個草稿作為參考。在Drive,可以將所有草稿有序地集合在同一個文件裡,有需要時可以恢復到任何時間的較早版本。
      如果在Docs, Sheets, or Slides裡建立新檔案,所有草稿會自動保存在同一檔案中,只需使用修訂歷史記錄查看更改並切換到較早版本。
8、掃描實體文件,線上儲存(Scan physical documents on the go and store them online )
      取代保持紙本收據或文件,可以利用手機的Drive app掃描,你就能在指尖上即時檢視任何交易的PDF文件。
9、寄送文件或試算表的PDF版本(Send a PDF version of your document or spreadsheet)
      PDF檔案容易下載、方便在現有的程式中開啟,但也意味著更新時要處理建立與分享多個版本。取代以往每次都要轉換PDF檔,現在只要傳送文件或試算表的PDF版本連結,日後只要更新原始文件,都能獲得最新版本的PDF檔案。
10、在任何時間、地點培訓新員工(Train new employees anytime, anywhere)
      常需要針對分散各地的員工進行培訓嗎?想要減少現場培訓成本和印刷材料嗎?可以使用Hangouts視訊群聊在全球進行虛擬訓練課程,節省時間和差旅費用。然後,使用 Sites 建立所有的在職和培訓資源網頁,以便在此可以輕鬆地找到重要的參考材料。

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