一年為期的Gmail、日曆知識管理應用

      最近有篇『GOOGLE 讓人變笨?網路便利後遺 』,愈看愈覺得有些不對勁,找個時間該好好『證明』一下,我覺得自己有變聰明啊!

      倒是先以一年為期來看縣級、學校與個人的活動運作,在期末利用Gmail和日曆對照,加上部落格的發表(在自己這裡少談公事,將整理到tpc96ic專案部落格上)整理文件與專案歷程省思時特別好用呢!同時,也引發一些關於業務交接的思考。

      以時間排序,對照電子郵件、附件與日曆行事紀錄,可以清楚看見專案中各項目的進展,抓出其中關鍵時點、必要之時間長度,成員聯繫與參與狀況,都利於思考未來發展出更好的模式。尤其學年、學期的大樣式變化不多,也可以利用週期循環、自動提醒方式,直接建立到新年的行事曆上。

      搜尋,可針對想瞭解特殊人、事議題,利用關鍵字搜尋郵件或日曆,也可以立即找到資料喔!

      業務承辦部份,我認為個人的職務職位,與許多相關單位都有互動與業務聯繫,若能系統地建置知識管理平台當然最好,而在電子郵件上,可以利用『轉寄』方式,交給一個『職務帳號』或是『真實交接人』。對於日曆的應用就更酷了:若要離開某職務的人,想要自己保留經歷與回憶的,就自己匯出資料吧!組織共用的Google日曆,只要將新舊成員加入與排除編輯權限即可。另外,我總覺得可以當同事,就是一種難得的緣份,不至於離開後就不相往來吧?!(尤其在數位時代,更難!)若是短期的交接無法完整陳述的,也可以在新的一年中,保持聯繫而讓業務運作更順更好才是,尤其要體驗這種『數位非同步持續積累』的效益喔!。

標籤: google
評論: 0 | 引用: 0 | 閱讀: 4123